Jak na čtivé zápisy z meetingu

Proč ho nečtou?

Prožíváte v roli CTM podobnou frustraci? Když po meetingu se svým týmem pracně sepíšete všechny důležité informace, zápis rozešlete a při dalším setkání zjistíte, že to nikdo ani neotevřel?
Taky to znám. Myslela jsem si, že sepsáním a rozesláním zápisu má práce končí. Ale kdeže! Problém je v tom, že zápisy z porady nikoho číst nebaví.

Zvlášť, když jsou:

– dlouhé
– nepřehledné
– s duplicitními informacemiZde jsou 3 tipy, jak tým inspirovat k akci:

1️⃣ Zkraťte to
Zápis udržujte maximálně stručný.
Napište ho pokud možno hned po schůzce a rozešlete.
Dobře ho strukturujte, ať to není jednolitý text, který se špatně čte.

👉 Stručně, rychle, přehledně

2️⃣ Kdo a do kdy
Napište úkol, určete, kdo je za něj zodpovědný a stanovte termín splnění.
Pošlete dané osobě připomínku do kalendáře, aby ji den dva předem upozornila na blížící se deadline.
V daný termín se poptejte na stav daného úkolu.

👉 Co, kdo, do kdy

3️⃣ Překvapte formou
Můžete si připravit grafickou podobu zápisu v programu Canva.
Místo jména, příjmení, funkce a všech titulů, můžete dát fotky členů týmů.
Vyzdvihněte v něm úsilí jednotlivých členů a jmenovitě pochvalte za splnění úkolů.

👉 Kreativně, hravě, s humorem

Vytvořit po poradě zápis je důležité. Informací je hodně a člověk v hlavě udrží jen omezené množství informací. Zápis je tak skvělá forma připomínky. Navíc, pokud vás někdo obviní z toho, že jste ho neinformovali, máte důkaz.